先日、タスクセラピーのブログに消耗品チェックリストという記事を書きましたが、その中では触れなかったチェックリストとタスクリストの違いについて、私の考え方を書きます。
チェックリストとタスクリストの3つの違い
1. 目的の違い
1つ目は使う目的の違いです。
タスクリストはやることを確認するときと、やったことを確認するときに使います。つまりタスクを実行する前と後に使います。
例えば仕事であれば、「会社に着いてまずやることは何か？」という問いに対してタスクリストが答えてくれます。(無論、タスクリストが会社に着く前に作られていれば、ですが。) また、「今日やったことは何か？」という問いにも答えてくれます。
一方、チェックリストはタスクを実行するときに使います。
前述の「消耗品チェックリスト」であれば、「消耗品をチェックする」というタスクを実行するときに「消耗品チェックリスト」を使います。そして、「消耗品チェックリスト」の全項目をチェックすると「消耗品をチェックする」というタスクを完了することができます。
言い換えると、タスクの完了条件を決めたり、タスクを実行することによって作り出される成果物の品質を担保するためにチェックリストを使うということです。
2. 表記の違い
もう1つは表記の違いです。
チェックリストはだいたい名詞や体言止めです。そうでなくてもいいのですが、それでこと足りる、と思っています。
「消耗品チェックリスト」がよい例で、"洗濯用洗剤"と書いてあればその項目が意味するところを(使う人が)一意に理解できます。より丁寧に書くとしたら"洗濯用洗剤の詰め替えの在庫が2つ以上あるかどうかを確認する"とでもなるでしょうか。どちらの表記でもよいと考えています。(「消耗品チェックリスト」の場合、そのまま買い物リストとして使うので、名詞のままの方が使い勝手が良いです。)
一方、タスクリストは必ず「○○する」という動詞の形で書いています。
タスクを実行する前に見ることを前提とすれば、この方がスムーズに行動につなげることができると考えています。
3. 再利用とリピート
私の場合、チェックリストを作るのは再利用することを前提にしている場合がほとんどです。ですが、チェックリストに対して「リピートを設定する」ということはなく、チェックリストはまとめておいて「必要な時に使う」という考え方です。一度使ったチェックリストを削除することはまずありません。
一方、タスクリストの各タスクはリピート設定をするかしないかを必ず考え、「やるべき時にやる・やれるようにする」ことを意識します。
(補足)"チェックリストはまとめておいて"と書きましたが、実際にはツールでタスクとチェックリストを紐付けることができるので、タスクを実行する時にチェックリストを探す、、、ということにはなりません。
おわりに
チェックリストは頭の中にある、という状況は非常に多くあると思います。でも、チェックリストを作る人はとても少ないと感じます。もったいないことです。
自分のために、と考えるとわざわざそこまでやらなくても・・・と思いがちです。でも、他の人にもできるようにとか、もう一度やった時に同じ(もしくは前回以上の)成果をだすためにと考えると少しはチェックリストを作る気になるでしょうか？
それでは今回はこの辺で。
そうそう、この記事も合わせて見ていただくのがよいと思います。
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