「自分がされたら嬉しい気遣い」の第9弾です。今回も前回に引き続きメールに関する気遣いを紹介します。
前回はメールの件名の気遣いを書きましたが、今回は本文の話です。
メールは1画面に収める！
「1画面に収める」には2つの意味があります。
1つ目は「結論から書く」ということです。
そしてもう1つは分量・長さは1画面分、つまりスクロールをしないで見える範囲がMAXということです。
なぜ？
「結論から書く」というのはビジネスメールの鉄則です。
1画面分に収めようとするとスペースが限られるので必然的に書くことを吟味しなければならなくなり、結果として本文の最初の方に結論を書かざるを得ない状況が作れます。
これに加えて、読む時にスクロールをする必要がないので、読む側のストレスと時間が大きく軽減されます。
例えば「前述の通り」と書かれていたとしても、それがどの部分なのかすぐにわかります。
私にとってはこれらのことはとても大きなことですし、送り主の気遣いを強く感じます。
おわりに
とはいえ、すべてのメールを1画面に収めるのは無理だと思います。
改行や行間を削って1画面に無理矢理収めたメールは読みにくいですし、読みたくもありません。これでは「気遣い」の観点で本末転倒です。
1画面に収まらない時でも、1画面目に伝えたいことをまとめるなどの工夫をすれば、同様の効果があるでしょう。
それでは今回はこの辺で。Let's ちょっとした気遣い！
