タスク管理と自分の関係 ~ タスク管理方法の変遷1

GTD
GTD / thms.nl

前々回は「タスク管理」をどう考えるかについて、
前回は2回に渡って「タスク管理」を考えるきっかけと目的について書きました。
今回はタスク管理の方法についてということで、私自身のタスク管理方法の変遷を紹介します。
少し長くなるので2回に分けて紹介します。

私のタスク管理方法の変遷

では、ここから私自身のタスク管理方法の変遷を時系列に沿って紹介します。
全部で4(+1)つの段階を紹介していきますが、1回目は第2段階までです。
前回の記事と合わせて読んでいただけるとわかりやすいと思います。

第0段階

前回書いたきっかけに出会う前の段階を便宜上第0段階と呼ぶことにします。
この段階では特にタスク管理を意識することなくやっていたことです。

プライベート

飲み会やデートなどのイベントを手帳(ダイアリー)に書き込むだけでしたが、当時は困っていませんでした。
今ほどやりたいこと・やらなければならないことが把握できていなかったのだと思います。

仕事

仕事ではノートにやらないといけないことを書いたりしていましたが、それ以上のことはしていませんでした。
この時は与えられた仕事をこなすだけで大きな問題はなかったように思います。忙しくなることもありましたが、やり方を考えるというよりも、気合と根性でやり抜く、そんなやり方でなんとかなっていました。
車の運転で例えると、1人で自由気ままに走っているという感じです。スピードを出したり緩めたり、好きなように操ることができていました。

第1段階

きっかけの1つ目である「結婚」をした頃に実行していた方法を紹介します。

プライベート

この頃の目的は「やらないといけないことを効率よく実行して、それにかかる時間を圧縮すること」でした。
ここではじめて「ルーチンタスク」と「リピート」の考え方を取り入れました。
「ルーチンタスク」として設定したのは主に家のことでした。具体的にはゴミ出し、掃除、買い物など日常生活で繰り返し発生するタスクだったので「リピート」は自然に取り入れることになりました。
この時から使い始めたのがToodledoです。iPhoneで使えることと、リピート設定が簡単なのが決め手でした。RTMなども試しましたが、当時無料で最も柔軟な設定ができるサービスがToodledoでした。

仕事

プライベートに必要な時間が増えた分、仕事の時間をできたら減らしたい、とは感じていました。
効率的に仕事をやろうという意識は持ちましたが、何か変えたことはなかったように思います。
ただ、この頃から仕事の内容、組織内での役割、周囲からの期待は変わってきており、精神的にも肉体的にもかなりタフになってきていたのでした。
車の運転で例えると、常に先を急がなければならず、アクセルを踏みっぱなしで、かつ、同乗者の目や都合を気にしながら走らなければならない、そんな状況でした。実にストレスフルです。

第2段階

きっかけの2つ目である「昇進」によってはじめた方法を紹介します。

仕事

第1段階で書いたような状況に加えて、昇進が加わり、完全に破綻しました。振り返ってみると「そりゃ、そうだよね」と思えますが当時は辛かった。。。
ここでやったことは2つありました。
1つは自分がやるタスクと、自分以外のメンバーがやるタスクを明確にしたことです。
特に自分にしかできない承認処理や、方針の決定などのタスクにどんなものがあるのかは明確にして把握する必要があります。これがわかってない状態だと自分自身がボトルネックになってしまいます。
2つ目はタスク(仕事)の依存関係を意識することです。このことを意識することで、今すぐやるべきか、今日中か、今週中でいいのか、などの順位付けが可能になります。
これができるまでは「いつまでたってもやるべきことがおわらない」という焦燥感にかられ続けていましたが、できてからは「今」やるべきことが何かがわかっているので焦りはなく、終わりが見えているので安心することができました。
この時やっていたのはメモ帳にひたすら書くことでした。書くことでやるべきことが見える化され、そこにあるものが何とかなればいいという安心感がありました。

プライベート

仕事がひどい状態になっていたのですが、プライベートは破綻することはありませんでした。
振り返るとむしろいろいろ充実していたようです。反動だったのかもしれません。
日々の生活はルーチン化したことである程度は機械的にこなすことができていましたが、かなり妻に助けられていたと思います。
また、ちょうど妻が妊娠こともあって精神的には「頑張らなくては」という強い気持ちを維持しやすい状況だったのではないかと思います。

おわりに

1回目はここで終わりにします。タスク管理をより信頼のおけるものにするためにはこのような試行錯誤が必要だと考えます。
もし今私と同じように苦しんでいる人がこの記事をよんでいるのであれば、私の経験を読むことが現状を打開するヒントになると嬉しいです。