メールの件名は相手にしてもらいたいことがわかるように書く

「自分がされたら嬉しい気遣い」の第8弾です。今回はメールに関する気遣いを紹介します。この気遣いがあればきっとあなたのメールが読まれる確率が高まります!

メールの件名は相手にしてもらいたいことがわかるように書く

仕事をする上でメールを使う方はかなり多くなっていると思います。このような状況で、自分が送ったメールを相手に確実に読んでもらうためには、工夫が必要です。その工夫の1つが、今回紹介するメールの件名に「何をして欲しいのか」を書くことです。

なぜ?

私の場合、平日は1日約300通のメールが届きます。
これだけの数のメールを処理するためには、読まなくていいメールは読まず、読まなくてはいけないメールだけを読むというように考えるのは当然です。
では、読むか読まないかはどう判断されるでしょうか?それはメールの件名だと思います。私はそうです。
よって、メールの件名を見るだけで何をして欲しいのかがわかるようにしておけば、メールを読まれる確立が飛躍的に高まることになるのです。
具体的には、期日とアクションが書かれていればよいです。
たとえば、「【Due:05/16 要申請】○×プロジェクトの要員アサインの件」のような感じです。
どのような書き方がいいのかは人それぞれだと思いますが、もしできればチームや組織でフォーマットを決めておくとわかりやすいと思います。

おわりに

今回紹介した気遣いは私自身が意識してやっていることです。ぜひやってみていただきたい。
逆に、【緊急】とか【重要】とかはできるだけ使わないようにしています。
このように書いてくる人はとても多いので、そう書かれていても「はいはい、みなさんそう言われますよ」みたいな感じでスルーされる可能性が高いです。
それでは今回はこの辺で。
Let's ちょっとした気遣い!