会議の前に準備のタスクを

Study After School

おそらくこの記事を読んでいる方は会議に出た経験があると思います。
私の場合、1日最低1つは会議があります。そんな会議で貢献度をたかめるための工夫を紹介します。

そもそも会議とは?

会議は大辞林によると以下のように説明されています。

【会議】かいぎ
(名)スル ①関係者が集まり,討論・相談や決議をすること。また,その会合。「編集━」「対策━」「━室」 ②一定の事柄を相談し決定するための機関。「日本学術━」

 

ポイントは「討論・相談や決議をすること」の部分です。
あなたはこれができていますか?私の経験ではこれができない人がとても多いです。
これができないと会議に対して貢献することは当然できません。

準備ができていないと・・・

自分が主催する会議であれば準備をするのは当然ですが、そうでない場合はどうでしょうか?
恥ずかしながら、私自身、準備をしないまま会議に参加することが多かったです。
その結果、自分の意見が言えず討論に参加できなかったり、的外れな意見を言ってしまったりと、貢献どころか足を引っ張ってしまうということになる可能性もあります。

5分の準備で貢献できるかどうかが決まる

ではどうしたらいいのか?準備をすればいいのです。
では具体的に何を準備すべきなのか、私自身が考えることを紹介します。

私は仕事ではTaskChute2を利用しているのですが、会議の前に「○○(会議の名前)の準備をする」という5分のタスクを入れています。
たった5分ですが、以下の2点だけを事前に必ず確認しています。実際には会議室への移動中に考えていたりします。

  • 議題の確認
  • その会議で自分に求められていることを考える

この2つだけで必要十分です。より重要度の高い会議に臨む時にはもう少し時間をとりますが、普段はこの5分だけです。
でもこの5分で考えることを考えてから会議に参加してくる人はそんなに多くないのが現状なので、これだけで十分に他の人よりも貢献度を高くすることができます。

おわりに

言われてみれば本当に基本的なことなのですが、私自身を含め、意外とできていない人が多いように感じたのでこの記事を書きました。
たった5分のことですが、私がそうであったように、確実に効果は出ると思います。ぜひ試してみて下さい。