タスク管理と自分の関係 ～ タスク管理方法の変遷2

Going Up / babukadja

前回に引き続き私自身のタスク管理の変遷について書きます。
今回は第3段階以降です。
第2段階まではこちらをご覧下さい。

変遷 ～第3段階以降～

今回は第3段階以降をご紹介します。第2段階までもそうでしたが、多くの方が似たような経験をされていることと思います。
第4段階は2012年9月時点の私のタスク管理方法を紹介します。

第3段階

きっかけの3つ目である「娘の誕生」を機にやり始めた方法を紹介します。

仕事

いきなりですが、脱線します。
私の子どもが生まれた日のエピソードを紹介します。
当日は朝からトラブルの真っ只中にいました。しかも近年稀に見る大障害でてんやわんやの状況でした。
そんな中iPhoneに妻から「これから病院に行きます」とのメールが。「え？それって生まれるってこと？」と一瞬パニックになったもののこの状況を放っておくわけにもいかないな、と思い返した矢先、当時の上司から「お前がいなくても何とかなる。早く行け！」と一喝。
それから大急ぎで帰って妻のいる大阪へ向かったものの、静岡あたりで「産まれたよ～」とメールが。全く間に合いませんでしたが、上司をはじめ仲間たちに心から感謝したできことでした。

さて、話を元に戻します。
前述のようにドラマチックな誕生を迎えた娘。と同時に父親としての私も誕生しました。そしてしばらくして妻の復職と共に「共働きの夫」としての役割が追加されました。
仕事以外にやらなくてはいけないことが増えましたし、やりたいこと・してあげたいことも増えました。その結果、時間不足を強く感じることになり、仕事の時間をできるだけ圧縮しようと考えました。
この状況で私がしたことは以下の2つです。
1つ目は会社を出る時間を先に決め、時間的な制約を強く意識することです。
時間に制約を設けることで集中して仕事をすることになり、結果として成果は変えず時間を圧縮することができることがわかりました。(必ずしもすべてがうまくいったわけではありませんが)
2つ目は「そういうリズムで仕事をする人なんだ」ということを周りに知ってもらうことです。
はじめは反発とまでは言いませんが、帰り際に相談に来る人がいたりしてなかなかすんなりとは帰れませんでした。しかし、徐々に浸透してきて周りが理解してくれはじめると、午前中に相談にくる人が増えたり、「明日でいいので」と言ってくれる人が増えてきました。

プライベート

これまでのやり方を大きく変えることはありませんでしたが、目的が大きく変わったことで、ルーチンタスクに家族のためにすることがいくつか追加されました。
Toodledoでのタスク管理でやらないといけないことはだいたい実行できるようになっていました。タスク管理がうまくいっているというよりも、習慣化ができた、という感覚の方が強かったと思います。
具体的にどんなタスクが追加されたのかは別途まとめようと思っているので今回は割愛します。

第4段階

今(2012年9月時点)の私のタスク管理方法を紹介します。

仕事

仕事ではTaskChuteを使っています。環境というか立場上、クラウドを活用したツールが使えないのでLocalで完結するツールを探していて出会ったのがTaskChuteでした。
(ツールについては今後まとめて記事を書く予定なので今回は詳細は書きません)
TaskChuteを使い始めると同時に強く意識し始めたことが2つあります。
1つ目は「収集」を漏れなく行うことです。「収集」とはD.アレン氏が提唱するGTDのはじめのステップです。TaskChuteはクローズドリスト(的)なので収集が不完全だと作業漏れが発生してしまいます。
2つ目は「未来の予定」をタスクに落とし込むことです。
私は意識的に「○○する」という動詞にしてタスクを記入しています。動詞で表せないということは実行可能な粒度にまで落とし込めていないと判断できます。
例えば「未読メールチェック」ではなくて「未読メールに目を通してしかるべきフォルダに移動する」といったことです。(実際には「未読メールを処理・整理する」という書き方にしていたりしますが)
こうすることで行動を強く意識することができ、着手するハードルが下げられると思います。
このようにして1日の予定をすべて埋めます。あとは(TaskChuteであれば時系列にタスクが並んでいるので)上からひたすらタスクを実行すればいいわけです。
1日の予定が決まっていることの安心感はやったことがある人にしかわからないことかもしれませんが、この安心感は何事にも替え難いものだと考えます。
しかしながら私の場合、毎日予定通りにことが運ぶことは稀です。時間の見積もりが間違っていたり、割り込みが発生したりします。
これらにどのように対応するかは時と場合に依存しますが、今日1日の全体像が把握できていれば立て直しはそれほど難しくはないです。少なくともパニックになることは避けられます。

プライベート

基本的な部分は以前と変わらず、Toodledoでタスクを管理しています。
今取り組んでいるのは妻とのタスク共有です。
デジタルでやろうと思っていたのですが、なかなかハードルが高くうまくいかないので「交換日記」を書くことにしました。その中でお互いにやって欲しいことなどを伝えています。 が、、、なかなか「交換」にはならずほとんど一方的に私が書いてます。もう少し書いてくれるようにするために仕組み化を検討していますが、よい案が出てません。
デジタル化されてないのですが、今のところ検索などデジタルでしかできないことをするニーズはないのでアナログで必要十分だと感じています。
最後にGTDでいうところのプロジェクトはToodledoの中で階層化して管理していましたが、アイデアをメモしたりするのがやりにくかったので、今はEvernoteに外出しして柔らかめに管理しています。期限等の管理の点で機能的に足りない部分はありますが、その部分だけリマインダー的にToodledoにタスクを入れたりして補っています。今のところこのやり方でもそれ程困ることはないです。(あまり管理できていないせいかもしれません)

これから

最後にこれからどうしていきたいかを書きます。
仕事でもプライベートでも、日々のタスク管理はある程度回せるようになっていると思っています。
しかし、今の自分には長期的な視点が足りていないと感じています。別の言い方をすると、トップダウンの思考を取り入れたいということです。
私のタスク管理の変遷を見るとわかるように、これまでは窮状をいかに打開するかに労力をかけてきました。しかしそれだけでは窮状を打開しただけなのです。
これからの目的は「将来のためにやりたいことをやる」です。表現が拙くてすべてを表せていないのですが、イメージとしてはマイナスの状態からの回復ではなく、プラスに向かうために何をしたいか？を考え、それを日々のタスク管理に落とし込んでいけたら、と考えています。まだまだ試行錯誤のは続くのです。

おわりに

今回は私のタスク管理方法の変遷を書きました。
読んでいただくとわかるように、私は仕事とプライベートは別管理にしています。1つの方法でも管理できないことはないと思いますが、分けた方がいろいろと都合が良いのであえて分けています。
人それぞれのタスク管理の形があっていいと思いますし、自分にフィットした方法を作り上げていくものなのだと思います。
私自身もこれまで様々な状況で悩み、考え、試行を繰り返してきました。このような経験を他の方の役に立てられれば幸いです。