11/19(土)に開催された「東ラ研 タスク管理分科会 Vol.5」に参加してきたので、その様子と私自身が得たものを紹介します。
今回のテーマは「レビュー」
「皆のレビューのやり方を見直そう」ということで、GTDの手法にできるだけ沿った形でレビュー(収集・処理・整理)をやって、そのやり方やコツをシェアしよう、というワークを行いました。
私自身、タスク管理を日々行ってはいるものの、特に今回のテーマである「レビュー」の部分が不十分だと感じていたので、開催前からかなり期待していました。
そんな私にとって、すぐにでも取り入れたいことや、新たな気づきがあった今回の会はとても有用なものとなり、参加して本当に良かったと思います。
私が持ち帰ったもの
参加者の方々の各々のやり方については、他の方や参加者ご自身が公開されると思うので、私は私自身が特に「これは取り入れたい！」と思ったことと、改めてきづいたことを紹介します。
取り入れたい視点
私が「これはすぐにでも取り入れたい！」と思ったのは、【2週間の視点】です。
アカシさん(@ksworks)、ヨシナさん(@447life)が紹介されていたものですが、これはまさに目から鱗が落ちる感じがしました。
カレンダーやタスク管理系のツールで2週間のビューを持つものってあまり多くないのが現状で、私の考えにもこの視点はありませんでした。
今使ってるツールでどう実装するかはこれから考えますが、レビューをする際には早速この視点を取り入れたいと思います。
本当は3ヶ月くらい先まで見通せるといいなと思ってはいるのですが、他律かつ割り込みのタスクが多いので、まずは2週間から始めてみようと考えています。
収集しきれていない現実
私はタスク管理分科会のスタッフをやらせていただいているので、今回のワークの内容を事前に知ることができました。そのため、事前に何をレビューすべきか？を考えてみました。以下に紹介するのはその際に得た気づきです。
これまでは日付を入れていないタスクのリストと未読メール、未返信メールあたりを収集していたのですが、これだけでは不十分だということを感じました。
収集ができなければ、後続の処理・整理もできず、その結果としてタスクとして認識できないことになります。
タスクとして認識されなければ、実行はできません。至極当然のことなのですが、そのことに気がつくことができたことが今回の最大の収穫だったと言っても過言ではありません。
特にこれまでのレビューで抜けていたのは他の人に任せたことに関するものです。その状況を確認したり、回答の催促をするなどが抜けていたことに気づき、猛省しました。
これからの課題
ここまで今回の会に参加して得たことを紹介しましたが、ここからはこれからの課題について紹介します。
レビューにかける時間の最適化
今回のワークでは正直なところ時間が足りませんでした。この時間を最適化することが大きな課題です。しかも質は落としたくないので単に「短縮」ではなくて「最適化」という表現をしています。
初期の収集には時間をかけるべきだということは理解しています。でも週次のレビューにはそれほど多くの時間をかけられないという現実があるので、1時間くらいで終わるようにしたいです。
チームへの適用
これは長年の課題なのですが、自分自身だけではなくてチーム全体のタスク管理をどうすべきかという課題です。
啓蒙活動をしてみたり、テンプレートを作ってみたり、ツールを共有・共用(強要かも？)したりしましたが、未だに有効打が出せていないです。
ただ、前述した「気づき」がヒントになるような気がしています。実はあきらめ気味だったのですが、再度チャレンジしてみようと思っています。成果が出せるようになったら別途紹介するつもりです。
編集後記
もっと早くこのエントリーを上げたかったのですが、書いてるうちにいろいろと考えることが出てきてそれをどこまで盛り込もうかと悩んでいるうちに時間が経ってしまいました。今回書かなかったことは別途まとめてアップする予定です。
ちなみにレビューした翌週の月曜日はいつもよりスムーズに仕事ができたように感じました。これがストレスフリーってことなんですね～、きっと。
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